Robotoljanak helyettünk a robotok – mire jó az RPA technológia?

Bizonyára sok olvasó találkozott azzal a mondhatni agyonhasznált kifejezéssel, hogy digitalizáció. Az elemzők és politikusok is gyakran említik, mint a jövő egyik kulcsfontosságú elemét, az EU alapelvét, amire rengeteg támogatást kérhetünk. Ettől függetlenül úgy látom, hogy a digitalizáció továbbra is megfoghatatlan és üres fogalom a társadalom előtt, nem értjük igazán, hogy mit jelent, azaz milyen formában fog a digitalizációs paradicsom megvalósulni.

Éppen ezért érdemes szemlézni a legegyszerűbb automatizációs folyamatok között, amelyek egyre nagyobb népszerűségnek örvendenek a multinacionális cégeknél, de ugyanúgy a KKV-k számára is hatékonyságot hozhat. Erre jó példa a már Romániában is egyre nagyobb teret kapó RPA technológia. Ennek részleteiről Nagy- Imecs Péter , a Goodroid társalapítója és vezetője beszélt nekünk.

RPA: a 21. század egyik legegyszerűbb technológiája

Nagy-Imecs Péter – Az RPA a robotikus folyamat-automatizálás (Robotic Process Automation) kifejezésből ered. Első hallásra nagyon távolinak tűnhet, de a 2000-es évek után történő fejlesztések talán legegyszerűbb technológiájáról beszélünk. Az RPA szoftver gyakorlatilag felinstalálható egy laptopra, és a számítógép megtanítható Windows környezetben bármilyen ismétlődő, szabályszerű emberi munkavégzésre. Ezt bármilyen kolléga, bármilyen munkakörben használhatja: akár számlázás, rendelések feldolgozása, vagy a vállalaton belüli rendszerek feladatait elvégezve, amennyiben ez a munka valamilyen ismétlődő elemet tartalmaz.

Ezt el lehet úgy is képzelni, hogy a szoftver az adott utasítások mentén adott órában „felébreszti” a számítógépet, megnyitja a szükséges programokat és végzi a munkáját, amelyet az emberek megtanítottak neki.

Ami az RPA egyik legnagyobb forradalmi tulajdonsága, hogy az automatizálás grafikai felületen történik, az adott programnak nem kell a forráskódjához nyúlni, tehát az automatizálás bevezetése során nincs szükség a meglévő szoftverek semmilyen szintű módosítására, cseréjére. Mint minden más megszokott helyen, a robot is kap egy felhasználónevet és jelszót az érintett alkalmazásokban, majd megtanítjuk neki azt a munkát vagy procedúrát, amit átvehet egy kollégától.

Milyen cégeknél lehet hatékony? Kiknek érdemes ebbe befektetni?

– Az RPA piaci elterjedése körülbelül 2017-től gyorsult fel. Ahogy minden nagy technológia, úgy ez is első körökben nagy multinacionális cégeknél kapott teret, de Amerikában például már nagyon szétterjedt a KKV-k körében is. Közép-Kelet Európában, Romániában is rengeteg sikertörténetről hallottunk főleg a multiknál – leginkább banki szektorból –, de talán 2020 és 2021 számítanak azoknak az éveknek, amikor ez az automatizációs trend egyre inkább kezd lefele gyűrűzni kisebb vállalatok felé is. Ha az a kérdés, hogy kinek segít ez a technológia, akkor mondhatom azt, hogy mindenkinek. Fölösleges lenne az iparágatakat sorolni, mert mindenhol alkalmazható egy bizonyos szervezeti méret fölött, ahol kifejlődtek bizonyos adminisztrációs feladatok: akár a gyártás, a kereskedelem, vagy a logisztika területein. A mi számításaink szerint nagyjából 20-30 fős alkalmazottal rendelkező szervezetek fölött már érdemes automatizációról beszélni, és valahol az 50 személynél többet foglalkoztató cégeknél lehet tapasztalni azonnali látványos eredményeket.

Hogyan értelmezhető a „látványos eredmény”?

– A hatékonysága több szempontból is megfogható. Említettem korábban, hogy az RPA-val a már meglévő programokban lehet folyamatautomatizálást végezni, aminek a gyakorlati eredménye, hogy az adatok, információk automatán fognak bekerülni ezekbe a szoftverekbe. Egy első nagy előny tehát, hogy nem szükséges az eddigi infrastruktúrát lecserélni, ahogy azt általában egy új vállalatirányítási rendszer bevezetésekor megszokhattuk. Az RPA megközelítése teljesen más: a már meglévő szerverekben lehet automatizálni az adatkitöltést, adatfeldolgozást, így sokkal költséghatékonyabb lehet egy teljesen új rendszer kiépítésével szemben.

Másodsorban pedig a konkrét hatékonyságot is lehet mérni: könnyű kiszámolni, hogy az az időintervallum, amelyet a szoftverrobotok kiváltanak, mennyi időt, energiát és pénzt spórol az adott vállalkozásnak. Egy alkalmazott által végzett, legtöbbször adminisztratív jellegű „robotmunkára” a percek, és az órák összeadódnak, felszórzódnak év végére. Az ilyen ismétlődő feladatokat lehet helyettesíteni szoftverautomatizációval, így az alkalmazottat más munkához lehet irányítani, ami sokkal „emberibb”, kreatívabb.

Nem utolsó sorban az automatizált folyamatok segítségével az adott folyamatok – legyen az rendelésfeldolgozás, számlázás, adatfelvezetés vállalatirányítási rendszerkbe vagy könybelésbe – gyorsabban, pontosabban fognak megtörténni, az emberi adattöltésből fakadó hibafaktor eltűnik.

Általánosságban elmondható, hogy például az UiPath technológiával készült RPA automatizációk annyira hatékonyak, hogy a rájuk szánt befektetés már 1 év alatt megtérül, ezt a garanciát vállalja fel például a Goodroid is.

Apropó, ha már említed: mi az UiPath sikerének a kulcsa?

– A cég sikertönéteréről számtalan szakcikk, elemzés született. Tény, hogy bár nem a UiPath találta ki az RPA technológiát, mégis az ők RPA technológiájuk terjedt el a legjobban a világon és piacvezető techcég lett belőlük. Amit talán érdemes kiemelnem, hogy az ők üzleti modelljük picit más, hiszen ők konkrétan a technológiát fejlesztik, a szoftverrobotokat tervező alkalmazást és annak környezetét. A UiPath tehát közvetlenül szofverrobotok készítésével nem foglalkozik. Ezt úgy kell elképzelni mint az architektúra területén az AutoCAD-et: ha valaki házat terveztet egy mérnökkel, akkor nem az AutoCAD-hez fordul, mint céghez, hanem ahhoz a tervező csapathoz, aki azt használja. Szóval a UiPath ugyanilyen meggondolásból építette fel a partnerhálózatát, főként IT és tanácsadó cégekből, akiket akkreditál. Számukra kötelező tréningeket tartanak, majd teszteket és referenciaprojekteket kérnek a potenciális partnertől, akik – ha rendelkeznek a megfelelő tudással – megkapják a jogot, hogy az UiPath licenszeit forgalmazzák és szoftverrobotokat készítsenek. Tehát, ha egy vállalkozó automatizációs szoftvert akar beépíteni, akkor nem az UiPath-hez kell fordulnia, hanem annak a partnercégeihez.

Tudsz mondani példát egy adott cégre vetítve, hogy a gyakorlatban hogyan működött az automatizációs szoftver beépítése?

– Nos egy vállalkozásnál az alapvető digitális mérföldkő az Office csomag használata, azon kívül számos vállalatirányítási, ügyviteli és ügyfélkapcsolattartási rendszer van. Bármilyen felületről legyen szó, az a közös bennük, hogy az emberek táplálják az adatokat és a feladatokat, amelyeket lefuttatnak. Egy rendszer sikerességét úgy mérik, hogy mennyire vannak benne valós időbe bevezetve az adatok, egy kollégának mennyi ideje van a feladat elvégzésére, és egyáltalán: kialakultak-e azok a megfelelő szokások, amelyek során naprakészen tartják az adathalmazokat. Konkrét példa: egy számlát időben kell kiküldeni az ügyfélnek, vagy a raktárkészleti jelentés is mindig naprakész kell legyen. A szoftverrobotok segítségével ezek a feladatok automatikussá válhatnak, és nem lesz kérdés, hogy a kollégának volt-e ideje/energiája rá.

Egy többnyire üzleti és pályázati tanácsadással foglalkozó cég példájából kiindulva elmondhatom, hogy az alkalmazottak elsőre picit megijedtek a robot szó hallatán, de amikor az első automatizálási folyamat elindult, akkor a legunalmasabb, legadminisztratívabb és ismétlődő munkáktól szabadítottuk meg őket. A reakció pedig egyértelműen pozitív volt, hiszen sokkal több idő maradt értelmes feladatokra, az ügyfelekre is jobban oda tudtak figyelni.

A cégnél pédául naponta 70-80 új lead, azaz potenciális ügyféltől való felkérés érkezett be, egy alkalmazott pedig napi 4-5 órát töltött el azzal, hogy ezeket a vállalat központi rendszerébe bevezesse, majd leosszák a különböző megyékért felelős kollégáknak. Ezt a folyamatot például teljes mértékben sikerült automatizálni.

Marketing szempontjából pedig nagyon hasznos lépés volt az a digitalizációs forradalmasítás, amivel a borzasztó rossz eléréseket produkáló hírlevelek mellett személyreszabott kampányokat indíthatnak: a robot a kollégák nevében egy személyesebb hangvételű e-mailt küld ki (akikkel már korábban is tartották a kapcsolatot) újabb pályázási lehetőségekről, új szolgáltatásokról stb. Ezt pedig képes leképezni SMS-ben is, és elküldi az ügyfeleknek. Ha érkezik válaszreakció valaki részéről, akkor az már az alkalmazotthoz fut be.

Tehát akkor az automatizáció nem hozza magával az alkalmazottak számának csökkentését...Erre azért térek rá, mert a közvélemény sokszor kérdőjelezi meg a digitalizációs törekvések szándékát.

– Általánosságban véve az emberi erőforrás a legértékesebb erőforrása bármely vállalatnak, így az emberi erőforrás munkahatékonysága elsődleges cél kellene legyen. Ha visszatérek a korábban említett tanácsadói cégre és az alkalmazottakra: az ő esetükben az a jó, ha az ügyfelek rendelkezésére tudnak állni, ha folyamatosan tartják velük a kapcsolatot, és tanácsot adnak nekik, amikor arra igény van. A munkájukat azonban le kell dokumentálniuk. Bizonyos pályázati szerződések esetén határidők vannak, ezek miatt írásos lenyomata is kell legyen az ügyféllel való kommunikációról (e-mail, hivatalos figyelmeztetők stb.). Tehát van egy adminisztratív munka, amit muszáj elvégezni, sajnos ezek sokszor az ügyféllel való kapcsolattartás minőségének róvására mennek. A RPA pedig pont ebben segít: ha egy adatbázisba rendszerezi az elektronikus levelezéseket, azzal már nagyon sok időt spórolunk az alkalmazottnak, hogy tudjon például telefonon vagy személyesen beszélni az ügyféllel.

A jó szakemberek nagyon értékesek, és általában nem tevődik fel egy vállalkozó esetében sem, hogy az automatizációval emberektől szabaduljon meg. Sajnos egyre nehezebb jó munkaerőt találni, nagyvárosokban konkrét harc folyik értük.

A trendekre nyitott vállalkozók mindig a dinamikus növekedésre törekednek, az emberi erőforrásra értékként tekintenek, és ha ezek az alkalmazottak alapjáraton jól érzik magukat a munkahelyen, úgy érzik, hogy értelmes munkát végeznek, akkor az RPA automatizációból egy nagyon hatékony win-win helyzet alakul ki. Szóval a robotok nem azért vannak, hogy elvegyék a munkánkat, hanem, hogy kivegyék a robotot a munkánkból.