Ha hagyunk időt a tervezésnek, akkor kevesebb teret adunk a stressznek

Egy egyszerű Google-naptár, vagy egy tennivalókról szóló reggel elkészített lista is sokat segíthet az időmenedzsmentben, a fókusz hiánya viszont alapvető hiba – ezt hangsúlyozta ki az a két erdélyi magyar vállalatvezető, akiket a saját, időtervezéssel kapcsolatos tapasztalataikról kérdeztünk meg. Nem csak arra voltunk kíváncsiak, hogy milyen stratégiájuk van időmenedzsment terén, hanem arra is, hogy mennyire kelnek korán, hogyan birkóznak meg a stresszel, rákérdeztünk, hogy mennyire nehéz a rengeteg napi teendő mellett egyszerre egyetlen dologra koncentrálni. S bár mindketten kiemelték, hogy véleményük szerint nincs általánosan működő recept, azokra a kérdésekre is válaszoltak, hogy hogyan hagynak időt a tanulásra, olvasásra, és hogyan képesek leállni a nap végén.

Korábban Kosza Aliz üzleti mentor is összefoglalta nekünk, hogy mit tett azért, hogy hatékonyabban kezelje az idejét.

György Eszter a Delikates Couture és a Delikates Accessories tervezője és résztulajdonosa nem nevezné stratégiának, inkább csak eszköznek azt a módszert, amit az időmenedzsment terén használ. „Van egy céges naptárunk, amihez többen hozzáférünk, illetve van saját, személyes naptáram is, amit megosztok azokkal a kollégákkal, akiknek fontos, hogy lássák, mikor vagyok elérhető, illetve mivel vagyok elfoglalva” – mondja. A naptár ugyan a napi időbeosztásban is segít, számára főként a hosszú távú tervezés miatt fontos. Elmondása szerint így tudja jobban megtervezni az adott hónapot, vagy a szezont, hiszen a divat területén „fontosak a szezonális tervezések”.

„Tapasztalatból tudom, hogy hatékonyabb vagyok, ha a dolgaimat tömörítem, a sürgős és halaszthatatlan dolgok elvégzése után próbálok csak egy dologra koncentrálni, és ilyen formán beosztani például egy hetemet. Van olyan napom, amikor csak tervezek, vagy beszerzek. Van olyan napom, amikor csak ügyfelekkel találkozom. Így kevesebb a holt idő, amíg csak azzal foglalkozom, hogy felveszem egy új tevékenység ritmusát, fonalát” – mondja el György Eszter, és ad kisebb betekintést a hétköznapjaiba is.

„Ha megfelelő időt szentelek a tervezésnek, akkor azt tapasztalom, hogy kevesebb teret hagyok a stressznek”

– válaszolja György Eszter arra a kérdésre, hogy miként birkózik meg a stresszel. Azt mondja, hogy a stressz kezelésénél nála fontos, hogy folyamatosan jegyzeteljen, listákat készítsen, kihúzza a listáról az elvégzett feladatokat, bekeretezze az elmaradottakat, „annyiszor, ahányszor úgy érzem, hogy tisztábban szeretném látni a problémákat, tennivalókat”.

Szerinte nagyon fontos „a dolgok elengedése is”, vagyis hogy hagyjon teret másoknak is a problémák megoldására, fogadja el mások szempontjait, illetve a környezete ritmusát.

A stressz nagyon gyakran vezet a kiégés jelenségéhez, György Eszter szerint viszont a kiégés ellen az ő munkájában megjelenő változatosság sokat segít. „Szerencsére, ha egy évet nézünk, akkor különböző periódusok követik egymást: vannak időszakok, amikor nagyon kreatívnak kell lennem, és mire elfogy az ihlet, máris új képességeimet kell előkapnom, például a szervező készségemet, vagy a sales-est kell megkeresnem magamban. Persze többnyire mindegyikre szükség van, de azért mindig koncentrálódnak a tevékenységeim valamilyen irányba” – mondja.

„Elég hamar megtanultam én is, hogy mindenkinek arra van ideje, ami éppen fontos neki”

– ezt már Arros Orsolya válaszolja a feltett kérdéseinkre, és arra is kitér, hogy ugyan nagyon sok példamondatunk van az idő hatékony kezelésére, viszont igen gyakran hiányoznak a pozitív példák. A korábban több vállalatnál is menedzserként dolgozó Arros szerint minden vezető szeretné, ha az alkalmazottai a munkaidőben maximális eredményeket nyújtanának, viszont a vezetők közben nem mindig példaképek az időmenedzsment terén.

Ami Arros Orsolya saját időmenedzsment stratégiáját illeti, elmondása szerint nagyon korán kel, és amíg még alszik a család, megtervezi a napját. „Körülbelül 2 éve listát is írok a tennivalókról. Nehezen vettem rá magam, de ma már mindenkinek csak ajánlani tudom a tennivalós listát, akár napi, havi vagy éves lebontásban is” – mondja, majd arra is kitér, hogy azért szeret korán kelni, mert ilyenkor hatékonyan tud dolgozni, viszont nem hiszi, hogy különösebben volna jelentősége annak, hogy valaki korán kel, vagy inkább késő estig fent van. „A világ azért színes, hogy pacsirták és baglyok is boldogan éljenek benne” – mondja.

A határidők és az ezekkel összefüggésbe hozható stresszesebb pillanatok kezelésére Arros Orsolya szerint egyéni megoldások vannak. Azt tanácsolja, hogy nem szabad úgy tekinteni a határidőre, mint egy jéghegyre, és aztán „csodálkozni, hogy süllyed a Titanic”. Szerinte reálisan kell felmérni a helyzeteket, probléma esetén pedig már a határidők elvállalása előtt kell tudni nemet mondani, vagy jelezni, ha segítségre van szükség. „A vállalati vezetők általában 'driving–person' emberek, akik azt vallják, hogy csinálni kell és aztán meglesz. Azt látom, hogy ma a piac és az üzleti világ jobban díjazza a kiszámíthatóságot, mint a lendületből hozott döntéseket, csomagban a magyarázkodásokkal.”

A fókusz hiánya stratégiai hiba

– véli Arros Orsolya, aki szerint megfelelő fókuszálás nélkül csak a felszínen lehet dolgozgatni, s bár elmondása szerint korábban ő is gyakran belefutott ebbe a tévedésbe, ma már tudja, hogy nem a multi-tasking képességgel rendelkező emberek a leghatékonyabbak, hanem azok, akik stratégiai vonalak mentén jelölik ki az irányt, és erre fókuszálva érnek el eredményeket. „A multi-tasking tevékenységek csak a felszínen eredményesek, legtöbbször a rövid, rutin helyzetek esetében. Nagy horderejű feladatokkal foglalkozni párhuzamosan nemcsak a hatékonyságot csökkenti, hanem torzíthatja az eredményeket – és ezek gyakran elhangzanak különböző szakmai rendezvényeken, cikkeket is olvastam ebben a témában – viszont a saját bőrömön kellett megtapasztaljam, hogy ma már tudjak fókuszálni” – mondja Arros.

Szerinte, ha megvannak a fókusztevékenységek, az azért is jó, mert nem csak sodródik, hanem például tanulásra is marad idő. A nap végi „leállással” kapcsolatos kérdésre pedig azt mondja, hogy az számára soha nem gond, a gyermekei mindig gondoskodnak arról, hogy ne unatkozzon.

„Ha fontos projekt vagy munka közben vagyok, akkor persze zakatolnak még a fejemben a kérdések, keresem a válaszokat. De az a helyzet, hogy az esti mese képes ezeket felülírni, mert akkor jelen kell lenni, nem lehet becsapni őket” – mondja Arros Orsolya, aki szerint ebben sincs általános recept, hiszen a személyes történetek, élethelyzetek nagyon különbözőek, a lényeg inkább az, hogy az ember törekedjen valamiféle egyensúlyra az életben.

György Eszter szerint a rutinnak is nagy szerepe van abban, hogy a mindennapi tevékenységek mellett mennyi idő marad olvasásra. „A gyermekeim mellett megtanultam bármilyen körülmények között olvasni, de kellett egy kis gyakorlat” – mondja, majd azt is hozzáteszi, hogyha munkával kapcsolatban szeretne olvasni, azt azért igyekszik belegyömöszölni a munkaidejébe.

Arra a kérdésre, hogy miként lehet leállni nap végén, röviden azt válaszolja, hogy „erős elhatározással”. Majd bővebben is kifejti, hogy „e-maileket sem olvasok, ha kiléptem a műhelyből, de Facebookozni sem szoktam munkaidőben. Szóval tudatosan irányítom a figyelmemet munkára vagy szórakozásra. Vannak természetesen kivételek. Van hogy valamilyen esemény miatt dolgozom hétvégén vagy délután, de akkor az egy tudatos döntés, és nem azért történik, mert ott felejtettem magam a szabóasztal mellett, vagy a számítógép előtt. Persze jó emlékeim vannak az ilyen 'ottfelejtős' időszakokról, amikor annyit dolgozhattam, amennyit akartam. Az alkotási folyamatokban jól jönnek a határtalan idők. De a mai napig, ha új kollekciót tervezek, akkor szoktam 'szabadságot kivenni' a családomtól, és elkérezek egy kicsit dolgozni” – meséli György Eszter.