Görög Ibolya: ne osztogassuk a névjegyünket, mint az ultit

Talán mindenki egyetért abban, hogy az üzleti életben nagyon fontos a protokolláris szabályok ismerete, hiszen akár ezen állhat vagy bukhat egy ügyletkötés, egy személy alkalmazása vagy mondjuk egy hosszú távú együttműködés megkötése. Görög Ibolyá t kérdeztük a legfontosabb íratlan szabályokról, amelyeket ildomos tudni, ha tárgyalásra, állófogadásra, prezentáció tartására készülünk, esetleg levelet fogalmaznánk meg üzletpartnerünknek. Görög Ibolya több mint 12 évig volt a magyarországi miniszterelnöki hivatal protokollfőnöke, ez idő alatt hét miniszterelnökkel dolgozott, azóta pedig 12 éve felnőttképzéssel foglalkozik, címzetes egyetemi docens, több könyv szerzője.

Üzleti tárgyalás

Hogyan készüljünk a találkozóra? - Alaposan fel kell készülnünk a cégről szóló ismeretekből. Saját érveinket logikusan építsük fel. Okosan kell kiválasztani, melyik munkatársunkat vigyük: felkészült legyen, de ne vágjon közbe indokolatlanul. Mibe öltözzünk? Mibe ne öltözzünk semmiképpen se? - Az üzleti élet megkívánja az összeszedettséget kívül és belül. Tehát tiszta cipő, rendezett, mosott-vasalt ruházat. Ne legyünk sportosak (nem sportolni megyünk). A férfiaknál kötelező az ing, zakó, szövetnadrág. Semmiképp nem lehet póló és farmer. A nőknél lehet nadrágkosztüm is, ha szoknya van, az érjen a térdig. Kerülendő a mély dekoltázs és a fedetlen vállak – ezek a nőiességet emelik ki, és elvonják a figyelmet az illető szakmai tudásáról és felkészültségéről.

Mire figyeljünk a találkozáskor, bemutatkozáskor? Hogyan jegyezhetem meg könnyen a partnerem nevét? - Az érkező köszön és bemutatkozik. Mindig a fogadó fél nyújt kezet, nem számít, hogy nő vagy férfi, és válaszol a nevével, vagy csak köszön. Az ajtón feltehetően már láttuk a nevét. Ha nem, és félő, hogy elfelejtjük, elsőre mindig azt a nevet mondjuk ki, amit ő mond, aztán mutatkozzunk be (Kramer úr? Örülök, én Görög Ibolya vagyok). Mi az elsőrendű szabály a névjegykártya átadásakor, mikor kell egyáltalán erre sor kerüljön? - Csak akkor adjuk át, ha beszélgetünk, tárgyalunk. Tehát egy fogadáson ne osztogassuk, ez nem szóróanyag, ez a nevem. Gyakori hiba mostanában, hogy az öt vendéglátó és az öt vendég, mielőtt leülnek, az asztalon szétosztják a névjegyüket, mint az ultit. Senki nem tudja, kitől kapta. A helyes metódus, hogy minden vendég ad a fő házigazdának, és minden fogadó ad a fő vendégnek. Ha utána egyik beosztott még tovább tárgyal a másikkal, majd akkor cserélnek kártyát. Mi teszi hitelessé beszédünket? Mennyire legyünk őszinték/ finomkodók/ rátukmálók/ lazák/ magabiztosak üzleti megbeszéléseken? - Fontos a kellő hangszín. A túl halk beszéd bizonytalanságot, a túl hangos pedig agresszivitást jelent még akkor is, ha csak azért beszélünk hangosan, mert a sok fülhallgatós technikától megromlott a hallásunk. Kerüljük a fejhangot (tudják, a sípolós, magas hang). Alapszabály, hogy mindig a fogadó fél kezdi a beszélgetést, és ő is fejezi be. Olyan szavakat használjunk, amit a másik is megért, különösen fontos ez szakmai rövidítések, kifejezések esetén. Ne vágjunk a másik szavába. Várjuk meg, amíg végigmondja, még ha unalmasan, tudálékosan túl is beszéli magát. Aztán amikor hirtelen abbahagyja, akkor az első kérdésére válaszoljunk, erre már ő is alig emlékszik. Legyünk határozottak. Soha ne engedjük magunkat megalázni, például ha alacsonyabb székre ültetnek, vagy túl sokan ülnek szemben. Mennyire játszunk szerepet, és mennyire adjuk magunkat ilyenkor? Miből jöhet rá a partnerünk, hogy kizökkentünk a szerepünkből? - Az egész élet szerepjátszás. Itt a szerepünk az összeszedett, fegyelmezett, határozott, de szimpatikus üzletfél. Ehhez egyenes derékkal álljunk vagy üljünk, kicsit emeljük fel az állunkat és mosolyogjunk. Nézzünk a partnerünkre. Ha többen ülnek szemben velünk, arra nézzünk, aki a kérdést feltette, de miközben beszélünk, nézzünk rá a többiekre is. A kizökkent szerep árulkodó jelei: babrálás (tollat, gémkapcsot, papírt), szem lesütése, gyakori torokköszörülés, orrhoz, szájhoz kapott kéz, szemkontaktus megszakítása, hogy csak néhányat említsek. Hogyan lehet finoman, illedelmesen hangot adni nemtetszésünknek az elhangzottakkal kapcsolatban? – Erre én mindig a „meta-beszédet” ajánlom. Tehát nem odaszólunk, hanem a „lányomnak mondom, menyem is értse” módon teszem szóvá. Tudják, mikor a kicsit csúnyácska újszülött esetében azt mondjuk fejhangon, hogy „de érdekes arca van”. Tehát „ezt ön sem gondolja komolyan”, vagy „mit szólna, ha önnek mondaná ezt valaki” – nyilván szituáció függő. Amit nem ajánlok, hogy az első nem elfogadható hangra felállunk és elmegyünk. Harcoljunk meg a sikerért. Esetleg ha egyértelműen kiderült, hogy nem szándékszunk üzletet kötni, hogyan közöljük ezt? - Egyszerűen: köszönöm, az ajánlata nem felel meg. Remélem, a jövőben még találkozunk.

Állófogadás, üzleti ebéd/vacsora

Hogyan készüljünk egy állófogadásra, üzleti ebédre? - Tudni kell, hogy akit meghívunk, tart-e valamilyen étkezési előírást (vegetáriánus, lisztérzékeny, kosher stb). Ezt figyelembe kell venni. Ha nekünk van ilyen kérésünk, a meghívás percében közölni kell. A fogadás esetében ezt egyszerűbb megoldani, mert a büféasztalon választani tud. Ha napközben van az étkezés, akkor az üzleti öltözetben kell mennünk, ha pedig 18 óra után, akkor sötét öltönyben, alkalmi ruhában. Milyen szöveggel célszerű odamenni egy számunkra (üzletileg) érdekes személyhez? Milyen „dumát” hanyagoljunk mindenképp ilyenkor? - A férfi lépjen oda a nőhöz, hogy „nem találkoztunk még ilyen alkalmakon, engedje meg, hogy bemutatkozzam.” A nő pedig valamilyen meta-beszéddel szólítsa meg a férfit, „milyen elegáns ez az asztal”, erre a férfi igennel válaszol és bemutatkozik. Akkor menjünk oda valakihez, aki éppen beszélget, ha a köszönésünkre teljes mellkassal felénk fordul, ez a „befogadó” tartás. Mikor viselkedhetünk lazábban ilyen (talán személyesebb) környezetben? - Soha nem szabad hangosan beszélni, túl hangosan nevetni. Kerüljük a széles, nagy mozdulatokat. Személyes környezetben is kerüljük el a túlzott alkoholfogyasztást. Ennek hatása lehetetlenné teszi, hogy kontrolláljuk magunkat. Mennyit célszerű inni hasonló eseményeken? - Kerüljük a tömény és a kevert italokat (pl. koktél). Ha száraz pezsgőt, bort iszunk csak, nagy baj nem lehet. Hogyan lehet illedelmesen visszautasítani egy táncfelkérést? - Kis mosollyal, köszönöm, most nem táncolok, pihenek egy kicsit. Viszont ilyenkor még két másik kérést is illik elutasítani. Ebédnél/vacsoránál: milyen ételeket rendeljünk, milyen italt igyunk és mennyit? - Hivatalos alkalommal nem az evés és az ivás a fontos, hanem a kommunikáció, a beszélgetés. Fogyasszunk könnyű ételeket, és ne igyunk töményet.

Prezentáció

Hogyan készüljünk prezentációra? - A vetített anyagunk ne legyen túl cicomás – ez elveszi a tartalmi közlést. Ne legyen több, mint amiről beszélünk. Ne vetítsünk fel nagy táblázatokat – senki nem tudja követni. Ne felejtsük el, hogy az a fontos, amit mondunk, ehhez csak háttér a vetített anyag. Mire figyeljünk testbeszédünkben? Mennyit ildomos mozogni, gesztikulálni, poénkodni? - Először is köszöntsük a megjelenteket, és csak utána mondjunk valami humorosat, kedveset. Ez azért kell, mert ha érzelmileg elfogadnak, könnyebben fogadják a tartalmi közléseinket is. Tartsuk nyitva a felső mellkasunkat, tehát derék alatt fogjuk össze a kezünket, ha egyáltalán erre szükség van. Nézzünk az emberekre, kicsit járkálhatunk is. Az ember figyelme általában 30-40 másodpercenként áll le, tehát az előadó igyekezzen folyamatosan ébren tartani a figyelmet – a monoton, halk beszéd szépen elaltatja a jelenlévőket. Hogyan tűnhetünk hitelesnek? - Oda illő ruházat – ami nem azt jelenti, hogy ha például orvosoknak beszélünk kommunikációs ismeretekről, fehér köpenyben legyünk. Az üzleti megjelenés fontos, a komoly, összeszedett megjelenés erősíti a hitelességünket. Legyünk nagyon felkészültek, és a kérdésekre korrektül válaszoljunk. Azt, hogy „nem tudom”, soha ne mondjuk ki. „Ennek utána kell néznem” – ez a helyes válasz ilyenkor.

Levelezés, telefonálás

Hogyan célszerű megszólítani a másik felet hivatalos ügyintézés (telefon, email) során, hogy ne legyünk ódivatúak, mégis elegánsak? - A legjobb megszólítási forma a rang. Tehát „Osztályvezető Úr!” . Ha nincs rangja, akkor lehet a neve „Pálinkás Úr”, és ha még neve sincs – például utcán, idegen – akkor lehet az „Uram”. Ha nincs név, vagy olyan helyre kell írnunk például e-mailt, hogy info-kukac, akkor kerüljük a „Tisztelt Asszonyom/Uram” formát. Ez sértő mind a két nemre nézve. Az e-mailt lehet azzal kezdeni, hogy „Jó napot kívánok!” Mire figyeljünk telefonos, leveles társalgás folyamán annak tudatában, hogy itt már egyáltalán nem számít a mimika, a testbeszéd? Mennyire kell erőteljesebbek legyünk a mondanivalónk átadásakor? - A telefonnál a hangsúlyokkal tudok figyelmet irányítani. Soha ne vágjunk itt sem a másik szavába. A levélben pedig nagyon szigorúan figyeljünk a helyesírásra. Amit tudnék javasolni, hogy gyakran mondjuk ki a másik nevét, illetve rangját. Jó a nevünket hallani.